"Są ludzie, którzy nie wiedzą o tym, że grzeczność kosztowała ludzkość wieki pracy …" - Cyprian Kamil Norwid.

Gdyby przyszło mi najprościej scharakteryzować zadania, cechy etykiety w biznesie, mogłabym posłużyć się dewizą nowojorskiej policji, której samochody zdobi napis: Courtesy. Professionalism. Respect. – Uprzejmość. Profesjonalizm.

Szacunek.  Tworzenie harmonii, spójności w relacjach międzyludzkich, ułatwia osiągnięcie swoich wcześniej zaplanowanych celów. Zasady etykiety podlegają naturalnie zmianom, jakie wymusza tempo życia, dostosowując się do realiów, do szerszego uwzględnienia różnorodności kulturowej świata.

Czy zastanawiali się kiedyś Państwo, nad sztuką prowadzenia rozmów? Prowadzeniem konwersacji w taki sposób aby nie tylko rozmawiać ale się porozumieć. W biznesie bardzo dużą rolę odgrywa umiejętność prowadzenia rozmów, o tym jak ogromne to ma znaczenie, może świadczyć ilość artykułów poświęconych temu zagadnieniu. Wiem, że bez opanowania umiejętności komunikacji nie jest możliwe zarządzanie i efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a tym bardziej jego ekspansja i reprezentacja na zewnątrz.

Small talk, czyli sztuka prowadzenia rozmowy towarzyskiej, w której ogromne znaczenie mają dwa elementy: kontakt wzrokowy i uśmiech. Jako specjalistka z dziedziny komunikacji międzyludzkiej, mogę Państwu zasugerować, pewien sprawdzony sposób, dzięki któremu osiągniemy wrażenie, że jesteśmy skoncentrowani na tym, co mówią, bez wywoływania nieprzyjemnego poczucia wpatrywania się:

- ogarniamy wzrokiem całą twarz rozmówcy,
- patrzymy mu w oczy,
- przesuwamy spojrzenie na dolną część twarzy,
- ponownie ogarniamy spojrzeniem całą twarz

Jeśli chodzi o drugi element sztuki prowadzenia rozmowy czyli o uśmiech – w USA gdzie zazwyczaj wszyscy uśmiechają się do wszystkich, a nawyk ten kształtuje się już od dzieciństwa, wszyscy są zgodni, że miły uśmiech wywiera większe wrażenie niż potok słów. Tymczasem my Polacy nie uśmiechamy się często. Nawet ludzie, którzy przeszli odpowiednie przeszkolenie (np. w firmach zajmujących się sprzedażą bezpośrednią), nie uśmiechają się naturalnie.

Wrażenie, jakie wywieramy na innych, uzależnione jest też w dużej mierze od brzmienia, tonu i siły głosu. Stosunku między mową a milczeniem, prędkości reagowania na wypowiedź rozmówcy, akcent. Dobrym sposobem na sprawdzenie jak brzmią nasze wypowiedzi jest skorzystanie z poczty głosowej, by odsłuchać swoje wiadomości przed ich wysłaniem. Słuchanie siebie jest również pomocne w ocenie swojego słownictwa.

Pamiętajmy, że bardzo ważna jest również dykcja, czyli to, jak wymawia się poszczególne słowa, może albo wzmocnić wizerunek profesjonalisty, albo go nadszarpnąć. Jeśli nie zwracamy uwagi na niedbałą wymowę, z czasem nam to wchodzi nam to w nawyk.

Kontakty między ludźmi wymagają często ofiarowywania prezentów, jako znaku pamięci, sympatii lub szacunku. Wybór prezentu zależy od stopnia zażyłości, tak aby podarunek zbyt kosztowny, albo zbyt intymny nie uraził osoby obdarowanej.

W stosunkach oficjalnych musimy zwrócić uwagę, by wartość prezentu nie sprawiała niemiłego wrażenia próby zyskania jego przychylności. Forma przekazywania prezentu jest uzależniona od okoliczności. Obdarowywanie przyjmuje różne formy, zależnie od kręgu kulturowego. Cywilizacja zachodnia czyni z prezentu głównie gest sympatii i pamięci. Prezent jest często bardziej symboliczny niż materialnie cenny i dziękuje się zań tylko słowem lub listem.

Cywilizacje wschodnie przywiązują do upominków i darów większe znaczenie. Kultura arabska wymaga rewanżu za otrzymany prezent, który powinien być przynajmniej równie kosztowny. W etykiecie chińskiej obdarowywany zawsze odmawia za pierwszym razem przyjęcia prezentu- przyjmie go dopiero po kolejnych próbach i naleganiach.

Inną formą uniwersalnego podarunku są kwiaty. Najlepiej wyrażają pamięć lub wdzięczność, wyrażają uczucia łatwiej niż słowa. Kwiaty można ofiarować bezpośrednio lub przez posłańca. W tym ostatnim przypadku do kwiatów należy obowiązkowo dołączyć bilet wizytowy.

Dzisiaj zarówno dyplomata, biznesmen jak i turysta wybierający się do kraju należącego do innego kręgu cywilizacyjnego powinien zapoznać się z jego zwyczajami.

Powinien próbować jeść pałeczkami dania kuchni chińskiej, ale pamiętać, że nie wolno ich wbić w miseczkę ryżu, co symbolizuje śmierć. Powinien pozostawić na talerzu część potrawy, by nie obrazić arabskiego gospodarza wrażeniem, że w jego domu jest się głodnym. Ważne jest, by pozostać otwartym na inność, jednocześnie z zainteresowaniem, szacunkiem dla niej i staraniem, by unikać sytuacji niezręcznych, które mogłyby dotknąć wszystkich obecnych.

--
Karolina Smęda, Międzynarodowa Akademia Wizerunku.
Kontakt: akademia@maw.biz.pl

Foto: freestockphotography.com.au